Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Fysio ilo (”Rekisterinpitäjä”) käsittelee asiakkaidensa (”Rekisteröity”) henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Rekisterinpitäjä ja Tietojen käsittelijä ovat samat ja noudattavat toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä

Fysio ilo Jenni Kyllästinen (2321127-3)
Koskentie 1
42100 Jämsä

Tietojen käsittelijä

Fysio ilo Jenni Kyllästinen (2321127-3)
puh. 040 721 78 02
e-mail jenni.kyllastinen@fysioilo.fi

Kerättävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä Fysio ilo käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä suhteesta, annetuista luvista sekä Rekisteröidyn käyttämän selaimen yksityisyysasetuksista.

Asiakas- ja osallistujatiedot

Tiedot kerätään Rekisteröidyltä hänen tehdessään ilmoittautumisia ryhmiin tai maksaessaan niitä laskulla tai muilla maksuvälineillä tai liittyessään esimerkiksi markkinointilistalle. Alla mainituista henkilötietoryhmistä kerätään kulloinkin tarpeelliset tiedot. Osa tiedoista voi olla vapaaehtoisia.

  • perustiedot, kuten nimi
  • yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • tarkennetut henkilötiedot, kuten syntymäaika, sukupuoli, kotikunta, ammatti
  • lupa- ja kieltotiedot, kuten markkinointilupa tai tietojen julkaisukielto
  • tapahtumaosallistumiseen liittyvät tarkentavat tiedot, kuten osallistujaryhmät, taustatiedot tai tapahtumaosallistumiseen liittyvät valinnat
  • asiakaskorttien, esimerkiksi jäsenkorttien tai kanta-asiakaskorttien tunnisteet ja voimassaolotiedot
  • mahdolliset Rekisteröidyn antamat muut lisätiedot

Tietyissä tilanteissa tiedot voi antaa Rekisteröidyn sijaan hänen valtuuttamansa henkilö, esimerkiksi ryhmän yhteyshenkilö.

Tilaustiedot

Tilaustietoja kerätään Rekisteröidyn tehdessä ostoksia, varauksia tai ilmoittautumisia verkkopalvelussa tai sähköpostitse, puhelimitse tai henkilökohtaisesti.

  • tilauksen lähdetiedot, esimerkiksi millä tavoin tilaus on tehty
  • toivottu maksu- ja toimitustapa sekä tiedot suoritetusta maksusta
  • tilauksen sisältö ja tuotteet sekä niihin tehdyt muutokset ja peruutukset
  • tilauksen käsittelyyn liittyvät muut lisätiedot, kuten laskutustiedot tai käsittelyhistoria

Tapahtumavierailuun liittyvät tiedot

Vierailuun liittyviä tietoja voidaan kerätä Rekisteröidyn vieraillessa tapahtumassa tai sen jälkeen. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi:

  • vierailuaikaan liittyvät tiedot, kuten saapumis- ja lähtöaika tapahtumasta
  • liikkumiseen liittyvät tiedot, kuten lipuntarkastuspiste tai vierailut eri palvelupisteissä
  • asiakaspalvelun kehittämiseen liittyvät tiedot, kuten tapahtuman aikana annettu palaute

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusta

Rekisterinpitäjä käyttää kerättyjä henkilötietoja erilaisiin asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin, kuten tapahtuman järjestämiseen asianmukaisesti ja turvallisesti, tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen sekä asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen. Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää asiakasviestintään ja asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta (kuten lippu- tai oheistuotetilaus) ja oikeutettuun etuun käsitellä tietoja asiakas- tai työntekijäsuhteen muodostavan toimenpiteen seurauksena (kuten ilmoittautumisesta tapahtumaan).

Rekisterinpitäjä voi käyttää kerättyjä henkilötietoja markkinointiin ja mainontaan ja muihin kaupallisiin toimenpiteisiin, mikäli Rekisteröity on siihen antanut luvan. Henkilötietojen käsittely kaupallisiin käyttötarkoituksiin perustuu sähköisen suoramarkkinoinnin osalta Rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisterinpitäjä voi käyttää kerättyjä henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen sekä palvelutarjonnan parantamiseen. Kehittämiseen ja parantamiseen liittyviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tuotesuositukset tai viestinnän personointi. Tietojen käsittely perustuu tällöin Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun hyödyntää kerättyjä tietoja Rekisteröidyn hyväksi.

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Fysio ilo ei luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle, ellei Rekisterinpitäjä ja Rekisteröity näin erikseen kirjallisesti ohjeista.

Rekisterinpitäjä saattaa käyttää muita kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Rekisterinpitäjä varmistaa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä kolmannelle osapuolelle annettavin kirjallisin ohjeistuksin.

Lisäksi Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli soveltuva lainsäädäntö näin velvoittaa tai jos se on välttämätöntä Rekisterinpitäjän tai Rekisteröidyn oikeuksien tai turvallisuuden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä henkilötietoja muutoinkaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Sijaintitietojen kerääminen ja käyttö

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti kerää tai käytä Rekisteröityjen tarkkoja sijaintitietoja.

Verkkopalveluita käytettäessä tallennetaan kuitenkin käyttäjän ip-osoite, joka voidaan yhdistää maantieteelliseen sijaintiin yleensä kuntatasolla. Lisäksi esimerkiksi tapahtumanaikaisten palveluiden käytön yhteydessä tallennetaan tietoja, jotka voidaan yhdistää tiettyyn sijaintiin, kuten lipuntarkastuksessa tiettyyn tapahtumapaikan sisäänkäyntiin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa Rekisterinpitäjän säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.

Verkkopalveluiden käytöstä kertyviä tietoja säilytetään noin 12 kuukauden ajan sellaisessa muodossa, joista yksittäinen käyttäjä on tunnistettavissa.

Rekisteröityjen perustiedot, yhteystiedot, lupa- ja kieltotiedot, tarkennetut henkilötiedot sekä yleisesti tieto Rekisteröidyn osallistumisesta tiettyyn tapahtumaan tai tieto Rekisteröidyn tekemästä tilauksesta säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta siitä, kun Rekisteröity on asioinut Rekisterinpitäjän kanssa.

Tiettyyn tapahtumaan liittyvät yksityiskohtaiset Rekisteröityyn liittyvät osallistuja-, ilmoittautumistiedot säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen.

Tilauksiin liittyvät tiedot säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen tai jos tilaus ei liity tiettyyn tapahtumaan, tilausajankohdan jälkeen. Tiedot peruutetuista tilauksista säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta tapahtuman tai peruutusajankohdan jälkeen.

Maksutapahtumiin liittyvät tiedot, kuten kuittikopiot, säilytetään lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja vaikuttamismahdollisuudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevia henkilötietoja. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin, kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista. Rekisteröidyllä on oikeus myös siirtää itseään koskevat henkilötiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee esittää Rekisterinpitäjälle tässä tietosuojaselosteessa annettujen yhteystietojen mukaisesti.

Tietoturva

Rekisterinpitäjä  huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojatakseen tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Rekisterinpitäjä pyrkii tietoturvalliseen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi rajaamalla pääsyn henkilötietoihin ja varmistamalla, että työntekijät ja alihankkijat käyttävät henkilötietoja annettujen ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti.